MỘT SỐ MẪU CẦU TIẾNG ANH THƯỜNG DÙNG KHI VIẾT EMAIL/LETTER TRAO ĐỔI TRONG CÔNG VIỆC
Thực ra, giữa NÓI và VIẾT có một số điểm không giống nhau. Nếu như NÓI - trong giao tiếp hàng ngày, mình chỉ cần người nghe hiểu là được, thì VIẾT - trong trao đổi công việc với khách hàng, đồng nghiệp, ... thì lại cần chỉn chu, formal hơn một chút, từ ngữ cũng cần trau chuốt và "nâng cấp" hơn, điều này không những thể hiện sự tôn trọng của bản thân với người nhận mà còn là phương tiện thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc, từ đó tạo sự thiện cảm bước đầu khi giao tế.
Hôm nay, mình chia sẻ với mọi người một số cụm từ/mẫu câu tiếng Anh mình hay sử dụng trong văn phong viết khi trao đổi với đối tác, đồng nghiệp. Hy vọng sẽ hữu ích đối với bạn.
- DEAR Mr.,Ms.,
Theo mình mở đầu email mọi người chỉ nên dùng 2 đại từ là Mr (cho đàn ông) và Ms (cho giới tính Nữ). Không nên dùng kiểu Mrs. (cho phụ nữ có gia đình..) chi hết á. Dùng Mr,. hay Ms,. là đủ lịch sự rồi nè.
Lưu ý nữa là nếu Dear + fullname (VD: Dear John Josheph). Còn nếu Dear Mr. + Last name (VD: Dear Mr. Josheph,). hoặc Mr/Ms + Fullname
- My name is .... / I am ....., a representative of.....: Tôi là...., là đại diện đến từ .....
My name is Giao, a representative of Quang Ngai English club that is a community for the people who have a passion in English..
- Thank you for your prompt response/feedback: cảm ơn về sự phản hồi nhanh chóng của bạn.
- As + Vpp : như đã....
Đây là một trong những cụm từ mình rất hay dùng, sau khi chào hỏi thì mình sẽ đến bước trình bày, gợi chuyện, kiểu như nhắc lại sự việc muốn confirm hay discuss trong email, để người nhận khỏi "ngỡ ngàng" mà nhanh chóng biết mục đích của email là gì.
VD: As mentioned in my previous email/letter: như đã đề cập trong email trước của tôi,..
As discussed with your CEO already: như đã thảo luận với Giám đốc của bạn;
As agreed with you in our meeting on the 29 of June, 2020: như đã thống nhất với bạn ở cuộc họp vào ngày 29/6/2020 (chỗ ngày tháng mọi người lưu ý viết theo văn phong chuẩn theo các cách sau: Tháng + Ngày, Năm hoặc the + ngày + of + tháng + năm), không được viết Ngày tháng năm xuôi như văn phong tiếng Việt nghen. :)
As commited : như đã cam kết
As
- Regarding something: liên quan đến
VD: Regarding my proposal in the email sent on the 29 of June, 2020: liên quan đến đề xuất tôi đã gửi trong email ngày 29/6/2020...
Đây cũng là một trong những cách để mình engage lại vấn đề sắp nói đến.
- I would like to suggest / offer / request / discuss/ reschedule/reach out to the interview with... ....: tôi muốn đề nghị, yêu cầu, thảo luận, thay đổi lịch cuộc hẹn, sắp xếp một cuộc phỏng vấn với bạn....
Thay vì sử dụng I want to, trong văn viết, để lịch sự hơn, mình nên dùng I would like + V-bare thay vì, và không nên viết tắt thành "I'd like" nghen, nên viết đầy đủ là I would like ... :)
Tương tự, nếu muốn hỏi một sự thỉnh cầu gì đó mình cuxng dùng Could you please + V-bare? Lúc này WOULD hay COULD không phải mang là đặc trưng của thì quá khứ hay hiện tại nữa, mà là chỉ sự lịch sự.
- A detailed plan shall be sent to you/your assistant/... by + thời gian: một kế hoạch chi tiết sẽ được gửi đến bạn/trợ lý của bạn trước ....
khi diễn tả hành động chưa xảy ra ở thời điểm viết email, trong văn viết, mình hay dùng SHALL thay cho WILL như thông thường để chỉ sự hứa hẹn [và kiểu sang hơn ấy :))) Mình cũng không biết nữa, nhưng khi viết email mình hay dùng vậy nè.
Sử dụng cấu trúc bị động để nhấn mạnh vào chủ thể chính trong câu muốn đề cập. Ở ví dụ trên là Bản kế hoạch chi tiết, thay vì viết xuôi thì mình chuyển thành câu bị động, đưa A detailed plan lên đầu câu.
- Please read more details in the attachment/ Please find more details in the attached file: Vui lòng xem thêm chi tiết trong tệp đính kèm thư.
Please + V-inf = feel free to + V-inf
Tính từ đuôi ed dùng trước danh từ mình hay dùng để chỉ sự bị động, ví dụ: the attached file: tệp (file) được đính kèm (attached)
- If you need more information, do not hesitate to contact .... / For further information, feel free to contact / if you have more questions, feel free to contact.... : Nếu Anh cần thêm thông tin/thêm câu hỏi gì, đừnng ngại liên lạc ngay với....
- Please respond my email ASAP / by + time / : Vui lòng phản hồi email của tôi ngay khi có thể / trước lúc....
- I have found that you are seeking/looking for/ supporting/ assisting/ providing.....: Tôi thấy là anh đang tìm kiếm, hỗ trợ, cung cấp.....
- A proposal shall be provided upon your request: Đề xuất sẽ được cung cấp nếu Anh yêu cầu.
- I am looking forward to seeing your feedback: tôi mong đợi nhận được sự phản hồi từ anh.
Trên đây là một số cụm từ mình hay dùng khi viết mail, đi vào chi tiết dĩ nhiên sẽ cần nhiều sự đầu tư hơn, tùy thuộc vào email đó đang ở trong tình huống như thế nào, đang urgent thì cần quick; email chốt thỏa thuận thì cần rõ ràng, rành mạch, ....
Hiện tại, trên mạng internet thực sự có cả một kho tàng template mẫu, mọi người chỉ cần có tiếng Anh nền cơ bản, + một tư duy logic nhạy bén để hình thành ý tưởng thì đã có thể viết được những email khá chuyên nghiệp rồi.
Nhận xét
Đăng nhận xét